Mire figyeljünk az elektronikus számla sorszámozásakor?

2016-08-08

Az ügyviteli rendszerek megjelenésével és elterjedésével, valamint az önálló számlázó programok könnyű elérhetőségével a számlakiállítás alapvető technikája is megváltozott. A számlázás során a legfontosabb elemekké a gyorsaság, az egyszerűség, a könnyű átláthatóság és könnyű rögzíthetőség váltak.

Kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozás

A számla sorszámának legfontosabb funkciója, hogy egyértelműen beazonosítsa az adott számlát. Ebből kifolyólag a sorszámnak egyedinek kell lennie. Ezért nem lehet megfelelő az olyan számlázó rendszer működtetése, mely megengedi több eltérő adattartalmú számlabizonylatnak egy sorszámon történő szerepeltetését. Ráadásul ez a megoldás lehetőséget teremt a bevétel eltitkolására, az adófizetési kötelezettség elkerülésére is.

Az alapkövetelmény célja továbbá, hogy a program ne adjon lehetőséget a számlák utólagos manipulálására sem. A számlasorszámot a számlázó programnak ezért úgy kell képeznie, hogy ne hagyjon ki, ne ugorjon át egyetlen sorszámot sem. A társaságoknál gyakori eset, hogy ennek valamilyen technikai ok miatt nem tudnak eleget tenni. Például nagy tömegű számlázásnál előfordulhat, hogy egy-egy előre lefoglalt sorszámon nem jön létre számlaadat. Ekkor ezeket a számlákat rontott számláknak kell tekinteni, és ilyen módon zárolni a rendszerben. Ennek következtében az üres adattartalommal rendelkező számlasorszámokat a későbbiekben nem lehet újra felhasználni.

Amennyiben egy számlázó szoftver nem teljesíti a kihagyás és ismétlés nélküli elszámolást, akkor nem tekinthetőek az abból kiállított bizonylatok szigorú számadású bizonylatoknak. Ennek következtében egy rosszul megválasztott, vagy nem megfelelően használt számlázó programból kiállított összes bizonylat valódisága, adóigazgatási eljárásban történő használhatósága megkérdőjeleződik. Éppen ezért különös körültekintést követel meg egy-egy számlázó program, számlázási megoldás használata.