Módosítható-e a számla Excel vagy Word dokumentummal?

2021-02-17

Az általános forgalmi adózásban időről-időre felvetődnek a számlák korrekciójára vonatkozó gyakorlati kérdések. A rendszeres kérdések között szerepel, hogy az elektronikus számlát lehet-e papíron javítani, és fordítva, azaz a papír alapú számla helyesbítése történhet-e elektronikus úton, vagy, hogy egy számlázóprogrammal kiállított számla milyen formátumú bizonylattal javítható?

Jogszabályi rendelkezések

A felmerülő kérdések kapcsán alapvetően az alábbi jogszabályi rendelkezésekre kell fegyelemmel lenni: 

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 168. § (1) bekezdése értelmében számla minden olyan okirat, amely megfelel az Áfa tv. X. fejezetében meghatározott feltételeknek. A számlával egy tekintet alá eső okirat fogalma pedig az Áfa tv. 168. § (2) bekezdésében található. E szerint a számlával egy tekintet alá eső okirat az a bizonylat, amely megfelel 170. §-ban meghatározott feltételeknek és kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja.

Az Áfa tv. 170. § (1) bekezdése szerint a 168. § (2) bekezdésében említett okirat kötelező adattartalma a következő:
a)    az okirat kibocsátásának kelte;
b)    az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja;
c)    hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
e)    a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.

Hivatkozott szakasz (2) bekezdése szerint a számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben e törvénynek a számlára vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni azzal, hogy a 163. §-ban említett ésszerű időt a módosításra [(1) bekezdés e) pontja] jogalapot teremtő tény, egyéb körülmény bekövetkeztétől kell számítani.

Az Áfa tv. rendelkezéseiből következően a törvény tehát számlának (illetve egyszerűsített adattartalmú számlának) csak az ügyletről eredetileg kibocsátott bizonylatot tekinti. Minden olyan bizonylat, amelyet ezt követően bocsátanak ki, és amely kétséget kizáróan valamely számlára hivatkozva, az azon szereplő valamilyen adat kijavítása céljából, vagy az adó alapjának, vagy összegének módosítása céljából bocsátanak ki, és adattartalma megfelel a törvényben meghatározottaknak, számlával egy tekintet alá eső okiratnak minősül. Ez azonban nem jelenti azt, hogy bármilyen dokumentum (pl. levél, fax, email, Word fájl) is megfelelhet a számlával egy tekintet alá eső okirat követelményeinek.

A fenti jogszabályi rendelkezések előrebocsájtásával, figyelemmel a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) honlapján elérhető számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályait bemutató 18. számú információs anyagában is leírtakra, a számlák módosítása esetén, mivel ezt jogszabály nem tiltja, lehetséges a számítástechnikai eszköz útján kiállított (ún. gépi) számla kézi számlával történő módosítása, valamint ennek fordítottja is. Megjegyezendő azonban, hogy arra ugyanakkor nincs lehetőség, hogy a gépi számlát kézzel átírva javítsa az adóalany.

A javítás formátuma

A javítás formátuma tekintetében elmondható, hogy az Áfa tv. 170. § (2) bekezdésében szereplő azon követelményből, hogy a számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben a számlára vonatkozó előírásokat kell alkalmazni, következik az is, hogy a számlával egy tekintet alá eső okiratra is alkalmazni kell az Áfa tv. 178. § (1) bekezdésében foglaltakat, miszerint külön jogszabály a számla és a nyugta kiállításának módjára, valamint a számla és a nyugta adóigazgatási azonosítására egyéb rendelkezéseket is megállapíthat. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a korrekciós bizonylatnak is a NAV (vagy még korábban APEH) által kiadott sorszámtartományba illeszkedő sorszámmal kell rendelkeznie, mivel az Áfa tv. idézett 170. § (2) bekezdése alapján a számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben az Áfa tv. – és természetesen ezen keresztül az Áfa tv. felhatalmazása alapján alkalmazandó egyéb számlára vonatkozó szabályok – számlára vonatkozó rendelkezéseit is alkalmazni kell, így értelemszerűen a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szabályait is. 
Egy World vagy Excel program a rendelet előírásainak, azon belül a számlázó programokkal szemben támasztott követelményeknek nyilvánvalóan nem tud megfelelni. Így nem képes többek között arra, hogy a folyamatos, ismétlés és kihagyás nélküli sorszámozást biztosítsa, adatexport („adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás”) funkcióval sem rendelkezik, nem is beszélve arról, hogy nem biztosítja a kiállított számla, valamint számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmának az állami adó- és vámhatóság részére történő elektronikus úton történő továbbítását, azaz az online számlaadat-szolgáltatást. 

Fentiek értelmében tehát gépi számlát a rendelet előírásainak megfelelő számlázóprogramból vagy engedélyezett sorszámtartományú számlatömbből kiállított kézi számlával lehet módosítani. Egy Word- vagy Excel dokumentum, illetve más hasonló program által készített dokumentum vagy számviteli bizonylat nem felel meg a fenti feltételeknek. Következésképp mivel az ilyen módon előállított dokumentum nem teljesíti a számlával egy tekintet alá eső okiratra vonatkozó követelményeket, azzal nem módosítható a (gépi) számla.

(Lezárva: 2021. február 12.)