A módosító számla adatszolgáltatási problémái

2020-03-13

Jellemző probléma számos esetben a módosító számlák kezelése, illetve egyáltalán a módosító számla pontos fogalmának meghatározása. A vállalkozások nem mindig ismerik fel, hogy módosító számlát állítanak ki, így alapszámlaként kerülnek rögzítésre az adóhivatali adatszolgáltató rendszerben. Ennek több oka is lehet.

Az említett problémának oka lehet, hogy nem tudják meghatározni a módosítással érintett alapszámlát, de az is, hogy egy kétlépéses számla korrekciónál a második bizonylatot sokan nem tekintik módosító számlának.

Kétlépéses számla korrekciónak nevezzük azt a megoldást, amikor a hibás adattartalommal előállt alapszámlát egy olyan számlamódosítás követ, amely ellenkező előjellel megismétli az alapszámla tételeit. Ezt követően kiállítja az adózó a helyes adattartalmú számláját, melyet – hibásan – nem módosító számlának tekint, hanem egy új számlának.

Az adatszolgáltatás szempontjából az egyik legnagyobb informatikai kihívást a csoportos módosító számlák kezelése jelenti. A csoportos módosító számlák a vállalkozások adminisztrációját nagyon megkönnyíthetik ugyan, de az adatok feldolgozása szempontjából sokkal jelentősebb többlet terhet jelenthetnek. Amennyiben a csoportos módosító számlát arra használja egy vállalkozás, hogy például a vevő címét korrigálja, ez jellemzően nem szokott problémát jelenteni. A nagyobb problémát az összegszerű módosítások jelentik. Ebben az esetben több alapszámlához egyetlen módosító számla fog tartozni, melynek felépítése szerencsés esetben úgy néz ki, hogy tételsor szinten lehivatkozza a módosítani kívánt alapszámlát. A következmény szempontjából semmivel sem kevesebb munka, mintha a vállalkozás alapszámlánként bocsátana ki módosító bizonylatokat, ugyanakkor így csak egyetlen bizonylat kerül kiállításra. Ebben az esetben – bár jelent informatikai kihívást –, de lehetséges a megfelelő adatszolgáltatás megteremtése. Amennyiben tételsori szinten nem találunk számlasorszám hivatkozást és összeget módosít a csoportos módosító számla, akkor szinte kizárt, hogy ebből a számlából megfelelő adatszolgáltatás keletkezzen.

A csoportos módosító számlák a teljesen papíralapú világban nagyon előnyösek voltak, mivel nem volt szükség túl nagy mennyiségű számlapéldány előállítására és az ügyfélnek történő megküldésére. Az elektronikus számlázás, az automatizált számla feldolgozási folyamatok terjedésével ugyanakkor érdemes megfontolni a csoportos módosító számlák jövőjét. A jogszabály nem tiltja a használatát, de az üzleti folyamatok szempontjából előfordulhat, hogy egyszerűbb a módosító számlákat alapszámlánként kiállítani, mint a csoportos módosító számlák irányába elmozdulni.

Ha a módosító számlák megfelelően készülnek is el, akkor is érdemes az adatszolgáltatást megvizsgálni. A jellemző, módosító számla adatszolgáltatási problémák ebben az esetben a következők szoktak lenni:
-    Az összegszerű változás előjele nem megfelelő. Vagy ellenkező előjellel történik a riportálás, vagy pedig minden változás pozitív előjellel érkezik az adatszolgáltató rendszerbe.
-    Az adatszolgáltatás során nem csupán a változott adatok kerülnek megküldésre, hanem az eredetileg nem változott adatok is, ugyanakkor ez utóbbiak az alapszámlához képest más adattartalommal. Például ha a módosító számla adatszolgáltatásában a teljesítés dátumaként a módosító számla kiállítási dátuma kerül be, akkor az adatszolgáltató rendszer logikája alapján megváltozik az alapszámla teljesítési dátuma is.
-    A módosító számla adatszolgáltatásánál egy elem üresen kerül megküldésre. Hasonlóan az előző esethez, ekkor az üres elem felülírja az alapszámlában kitöltött elemet. Amennyiben nem az elem törlése volt a cél, akkor szintén hibás adatszolgáltatásról beszélünk.

A fenti problémák kizárólag a módosító számlák adatszolgáltatására vonatkoznak. Érdemes átgondolni a módosító számla kiállításának gyakorlatát, valamint annak jogszabályi megfelelőségét. Számos hiba, probléma inkább ebből adódik, az adatszolgáltatási probléma a nem megfelelő számla kiállítási gyakorlat következménye.

Czöndör Szabolcs
főosztályvezető
NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatósága
Informatikai és Transzferár Ellenőrzési Főosztály