A kapcsolódó vizsgálat során beszerzett szállítói számlák kezelése

2022-03-15

Az adóhatóság áfaellenőrzések során gyakran rendel el kapcsolódó vizsgálatot az ellenőrzés alá vont adózóval gazdasági kapcsolatban álló, illetve állt vállalkozásoknál. A kapcsolódó vizsgálattal egy tekintet alá esik az adózónál vagy a vele szerződéses kapcsolatban állt vagy álló adózónál már folyamatban lévő ellenőrzés is, ha annak eredménye a vizsgálat alá vont adózónál a tényállás tisztázásához szükséges.

Az adóhatóság a kapcsolódó vizsgálat elrendelésének eszközével azért is él előszeretettel, mert megítélése szerint a kapcsolódó vizsgálat során feltártak jelentős bizonyító erővel rendelkeznek. Az adóhatóság lehetősége lenne az ellenőrzést a kapcsolódó vizsgálat befejezését megelőzően is lezárni, ha a kapcsolódó vizsgálat során beszerzett adatok, bizonyítékok alapján a kapcsolódó vizsgálattal ellenőrizni kívánt tényállás tisztázottnak tekinthető. 

Tapasztalataink szerint az adóhatóság a jogszabályi rendelkezés adta lehetőséggel nemigen él, hanem akkor is bevárja a kapcsolódó vizsgálat lezárását, ha ez nem lenne feltétlenül szükséges. 

Ennek számos esetben nyilván az is lehet az oka, mert a kapcsolódó vizsgálatot nem az adózónál eljáró szervezeti egység, hanem az adóhatóság más szervezeti egysége végzi el. Amennyiben a kapcsolódó vizsgálatot elrendelését kérő szervezeti egység előzetesen nem jelezte, hogy közbenső tájékoztatást igényel, akkor ezt a másik szervezeti egység nyilvánvalóan nem teszi meg. Ennek folytán a kapcsolódó vizsgálat folyamán hiába került már tisztázásra tényállás, az egyéb tényállások vizsgálatának befejezése nélkül az ellenőrzés nem kerül lezárásra.

Induljunk ki a következő helyzetből!
A vizsgálat alá vont adózó nem bocsátotta az ellenőrzés rendelkezésére az áfa-analitikában felsorolt valamennyi kimenő és bejövő számláját, ezért az ellenőrzés iratainak pótlására kötelezi, amelynek csak részben tesz eleget, egyes áfa-analitikában szereplő szállítói számláit nem nyújtotta be. Tegyük fel, hogy az adózónál eljáró adóhatósági szervezeti egysége (vagy annak kérésére más szervezeti egység) a vizsgálat alá vont adózó egyes szállítóinál kapcsolódó vizsgálatot rendelt el, s az adóhatóság ennek során beszerezte az ellenőrzés alá vont időszakra vonatkozóan az adózó részére kibocsátott valamennyi számla másolatát, köztük olyanokat is, amelyeket az adózó az iratpótlásra történő kötelezés ellenére sem nyújtott be.

Az ellenőrzés köteles az adózó javára szolgáló tényeket, körülményeket is figyelembe venni. 

Álláspontunk szerint ez a rendelkezés azt a joghatást fejti ki, hogy az adóhatóság azon számlákat is köteles figyelembe venni az ellenőrzés során, amelyeket nem a vizsgálat alá vont adózó nyújtott be, hanem az adóhatóság szerzett be kapcsolódó vizsgálat(ok) keretében. Ennek következtében, ha az adóhatóság kapcsolódó vizsgálat során beszerezte az adózó által be nem nyújtott szállítói számlá(ka)t, akkor nem hivatkozhat arra, hogy a levonható adó megállapítása azon okból maradt el, mert a vizsgálat alá vont adózó nem nyújtotta be az áfa analitikában feltüntetett számlá(ka)t, bár az(ok) az adóhatóság rendelkezésére állnak. Véleményem szerint az adóhatóság köteles (lenne) a vizsgálati jegyzőkönyvben rögzíteni, hogy kapcsolódó vizsgálat(ok) keretében az adózó által be nem nyújtott szállítói számlá(ka)t szerzett be, s ezeket a jegyzőkönyvben tételesen fel kellene sorolni.

Az adóhatóság szóban forgó kötelezettsége – amely szerint köteles az adózó javára szolgáló tényeket, körülményeket figyelembe venni – értelemszerűen nem azt jelenti, hogy automatikusan köteles a kapcsolódó vizsgálat során beszerzett szállítói számla/számlák adótartalmát levonható adóként megállapítani. 

Amennyiben valamely számla hitelessége az ellenőrzés során feltárt tények, körülmények alapján megdőlt, akkor az adóhatóság elutasíthatja az adott számla adótartalmának levonható adóként történő figyelembevételét, de ennek indokait a vizsgálati jegyzőkönyvben részletesen köteles ismertetni.

Az előzőekben vázolt helyzet más módon is előállhat. 

Tegyük fel, hogy az adózónál az adóhatóság jogkövetési vizsgálatot folytat le bizonyos időszakra, amely nem teremt ellenőrzéssel lezárt időszakot. Ennek során az adózó maradéktalanul az adóhatóság rendelkezésére bocsátja bizonylatait, így szállítói számláit is. Ezt a tényt az adóhatóság által kiadmányozott jegyzőkönyv és határozat is rögzítette. Tegyük fel, hogy az adózónál később az adóhatóság ugyanezen időszakra már utólagos ellenőrzést rendelt, de ekkor az adózó már csak részben nyújtja be szállítói számláit. Ebben az esetben álláspontom szerint az adóhatóság köteles figyelembe venni azokat a számlamásolatokat, amelyek a korábbi ellenőrzés vizsgálati iratanyagában fellelhetőek. Ezek a másolatok véleményem szerint hiteles másolatnak minősülnek, hiszen ezeket az adóhatóság az ellenőrzés során adózó által ténylegesen benyújtott eredeti számlákról készítette. 
Ebben az esetben sincs szó arról, hogy az adóhatóság az utólagos ellenőrzés keretében a számlamásolatok alapján köteles levonható adót megállapítani, azonban nem képviselhet olyan álláspontot, hogy a levonható adó megállapítása azon okból maradt el, mert a számlamásolatok eredeti példányát adózó nem nyújtotta be. Azonban az is megeshet, hogy a korábbi ellenőrzés iratanyagában nem lelhetőek fel számlamásolatok. Ugyanis nincs olyan jogszabályi rendelkezés, amely kötelezettségként előírná az adóhatóság részére, hogy a részére bemutatott iratokról másolatot köteles készítenie és azokat bizonyos ideig meg kell őriznie. Emiatt az adózók számára feltétlenül ajánlható a következő eljárás. 
Amennyiben az ellenőrzés során szállítói számlákat nyújtanak be, akkor mindenképpen kérjék az ellenőröktől másolat készítését, valamint a másolat készítésének ténye a revizorok által készített iratban is kerüljön rögzítésre, s abból a számla azonosítására alkalmas adatok (kibocsátó neve és azonosító adatai, kelet, szám, adattartalom, összegadatok) alapján egyértelműen derüljön ki, hogy konkrétan mely számlá(k)ról készült másolat. Ilyen tartalmú irat birtokában az adózó egy későbbi ellenőrzés során bizonyítani tudja, hogy korábbi ellenőrzés iratanyagában elvileg fellelhető egyes szállítói számláinak hitelesnek minősülő másolata.

Számos esetben az adóhatóság akár utólagos adóellenőrzésről, akár ellenőrzéssel lezárt időszakot nem teremtő jogkövetési vizsgálatról van szó, azt kéri, hogy adózó képviselője, meghatalmazottja elektronikus úton nyújtson be minden egyes szállítói számlát, illetve a revizorok által kiválasztott szállítói számlákat.

Első esetben a következő körben a kiválasztott számlákat vélhetően eredetiben kérik be a revizorok. Ebben az esetben azt tanácsolom, hogy mindenképpen kerüljön archiválásra az elektronikus irat, mégpedig oly módon, hogy megállapítható legyen az ahhoz csatolt mellékletek száma és azok utólagos beazonosíthatósága is biztosított legyen. Amennyiben jogkövetési vizsgálatról van szó, akkor fennáll annak kockázata, hogy az adóhatóság egy későbbi ellenőrzés során kizárólag elektronikusan benyújtott szállítói számlákat nem tekinti eredeti példánynak. Ezt vélhetően azzal indokolja, hogy az elektronikusan benyújtott számla alapján egyértelműen nem állapítható meg, hogy az az eredeti számla alapján keletkezett. 
Megítélésünk szerint ez a megközelítés mindenképpen vitatható. Az elektronikus irat archiválása segíthet abban, hogy szükség esetében a későbbiekben kezdeményezhető legyen a számla kibocsátásával a másolati példány hitelesítése, illetve hiteles másolat beszerzése. Különösen azt figyelembe véve, hogy majdnem minden vállalkozás esetében általános jelenség a munkaerő jelentős mértékű fluktuációja. Emiatt nagyon sokszor előfordul, hogy egy későbbi ellenőrzés során nem működik közre olyan munkatárs, aki a korábbi revízió során közreműködött. Ennek következtében, ha a korábbi ellenőrzés iratanyagának archiválása nem valósul meg, akkor azokat a későbbi ellenőrzés során működő munkatársak nem képesek fellelni – azt sem tudják, hol kellene keresniük, s nincs olyan személy, aki erről bármit is tudna –, így azokat nem lehet felhasználni. 

Tapasztalataink szerint számos esetben a vizsgált adózó javára felhasználható dokumentumok léteznek, de azokat az előzőekben részletezett ok folytán nem képes az adóhatóság rendelkezésére bocsátani.