Az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalók

2020-04-20

A koronavírus-járvány terjedésével összefüggésben egyre nagyobb igény merül fel a bizonylatok, így a számlák elektronikus továbbítására, befogadására. Ez a tájékoztató azok számára kíván segítséget nyújtani, akik ebben a helyzetben térnek át az elektronikus számlázásra, illetve ebben az időszakban fogadnak be először ilyen bizonylatokat.

AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA FOGALMA

Fontos tudni, hogy az Áfa tv. előírásai alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve, elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikusszámlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.

Fontos, hogy a távnyomtatással kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának minősül. A távnyomtatás elektronikus csatornán keresztüli papíralapú számla kibocsátási megoldás. A távnyomtatás lényege, hogy a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a nyomtatójára kerül. Ennek technikai megoldása lehet egy csak nyomtatható állomány megküldése, vagy egy olyan link megküldése, melynek megnyitását követően elindul a nyomtatás. Technikailag kivitelezhető olyan megoldás is, hogy a számla kibocsátója távolról eléri a vevőjének a nyomtatóját és azon keresztül kerül kinyomtatásra a számla. A távnyomtatás esetén a számla kibocsátásnál biztosnak kell lennie a kibocsátónak abban, hogy a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.

Fentiek alapján azonban nem minősül távnyomtatásnak az olyan megoldás, amikor a számlakibocsátó e-mailben megküld egy PDF dokumentumot azzal, hogy a vevő nyomtassa ki és papíralapon őrizze meg azt.

AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁKKAL SZEMBEN TÁMASZTOTT ÁFA TV-BELI KÖVETELMÉNYEK

Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele
•    a számla befogadó beleegyezése (ami nem csak formális lehet, hanem megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve
•    EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása.

Ha tehát a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papíralapú bizonylat tölti be a számla szerepét.

Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell
•    a számla eredetének hitelességét,
•    adattartalma sértetlenségét és
•    olvashatóságát.

E hármas követelménynek egyébként nem csak az elektronikus, hanem a papíralapú számlának is meg kell felelnie.
Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.
Az e követelményekhez kapcsolódó keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/ szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell. E feltételek fennállását a felek egymástól függetlenül (is) biztosíthatják.

AZ EREDET HITELESSÉGÉNEK ÉS AZ ADATTARTALOM SÉRTETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA

•    Elektronikus módon

Az Áfa tv. két olyan eljárást nevesít, amelynél a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek. Ezek a következők:
•    minősített elektronikus aláírással ellátott számla,
•    EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.

Az EDI rendszer kialakításának feltétele két ügyviteli rendszer közötti zárt informatikai kapcsolat kiépítése. A zárt kapcsolatot nem csupán az értékesítő és a vevő közvetlenül, hanem számlázási szolgáltatón keresztül is kialakíthatja.

Az Áfa tv. a fokozott biztonságú aláírást nem nevesíti, ennek ellenére az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételnek megfelelőként fogadható el a fokozott biztonságú aláírással ellátott számla is, figyelemmel az eIDAS Rendeletben megfogalmazottakra.

Fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírás tanúsítványhoz hitelesítő szolgáltatón keresztül lehet hozzájutni (bővebb információ: http://webpub-ext.nmhh.hu/esign2016/setLanguageAction.do?lang=hu).

Az elektronikus aláírás független az elektronikus számla formátumától, így akár PDF dokumentumon, vagy bármely más fájlformátumban előállított dokumentumon (például. XML) is elhelyezhető. A PDF fájlformátum alkalmas arra is, hogy ne csupán a számlaképet jelenítse meg, hanem számítógéppel könnyebben feldolgozható számlaadatot is hordozhat. Ekkor a PDF dokumentumhoz csatolásra kerül egy XML, CSV vagy bármely más fájlformátumú, gépileg értelmezhető adatállomány is. Ha az elektronikusan aláírt XML, vagy az elektronikusan aláírt PDF állomány mellett tájékoztatásként megküldött XML dokumentum az online számlaadat-szolgáltatáshoz használt séma alapján készült, az megkönnyítheti a számlaadatok vevői oldalon történő feldolgozását.

Az adóalanynak érdemes azt is megvizsgálnia, hogy az általa alkalmazott számlázó program fel van-e készítve a számla elektronikus aláírására. Számos számlázó program beépített funkciója az elektronikus aláírással ellátott számla kiállítása. Egy webfelületen működő online számlázó program esetében ez jellemzően felhasználói csomagválasztás kérdése, számítógépre telepített program esetében pedig az elektronikus aláírás tanúsítványának a beállításáé. Az adóalanynak érdemes felvennie a kapcsolatot a szoftver fejlesztőjével, aki az adott szoftver működésének megfelelően tud részletes tájékoztatást nyújtani.

Számlázási szolgáltatók is nyújtanak olyan szolgáltatást, mely hitelesítő szolgáltató által kiállított tanúsítványon alapul. Érdemes megfontolni olyan komplex szolgáltatás választását is, ami nem csupán az elektronikus számla kibocsátását támogatja, hanem annak hosszú távú megőrzését is biztosítja.

Szintén az adóalanyok rendelkezésére áll a NAV Online Számlázó programja. A NAV Online Számlázó programja ingyen használható. Alkalmazásának feltétele, hogy az adóalany regisztráljon a NAV Online Számla felületén. A NAV Online Számlázó programjával papíralapú és elektronikus számla is előállítható. Ha az adóalany a NAV Online Számlázó programjával kíván elektronikus számlát előállítani, a következőkre kell figyelemmel lennie. Abban az esetben, ha a számla kiállításakor a számla megjelenési formájaként az elektronikus számlát választja, akkor az elkészített dokumentumon megjelenik az Elektronikus számla felirat, és a számlát a program megfelelő elektronikus aláírással látja el. Az így előállított számlát a számlakibocsátónak kell elektronikus úton eljuttatnia a számla címzettjéhez. A számlát az adóhivatal – a számlakibocsátó részére – archiválja, így az értékesítőnek a számla elektronikus megküldésén kívül nincs más feladata.

Ha a számla kibocsátója az előzőek szerinti lehetőségek bármelyikével él, akkor az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó követelménynek való megfelelés a számla befogadójánál is fennáll.

Mivel az Áfa tv. felsorolása nem taxatív, megfelelőek lehetnek azoktól eltérő, az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét biztosító megoldások is, így például az, ami a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (továbbiakban: ITM rendelet) 7. §-ában szerepel. E megoldás alkalmazásának feltétele, hogy a számlakibocsátó adóalany az online számlaadat-szolgáltatása során az Online Számla rendszerbe továbbítsa az elektronikus számla hash kódját. Ebben az esetben az adatszolgáltatást és az elektronikus számla dokumentumot (például PDF állományt) azonos időpontban szükséges létrehozni, és a számlaadat-szolgáltatásban a PDF állomány hash kódja szerepeltetendő. Fontos követelmény, hogy az adatszolgáltatás a NAV által befogadott (feldolgozott) legyen, valamint, hogy az elektronikus számla dokumentum és a hash kód együttes megőrzése valósuljon meg. Ha a NAV által befogadott (feldolgozott) online számlaadat-szolgáltatásban megfelelő hash kód szerepelt, akkor ezt a megoldást a számlakibocsátó és a számlabefogadó is alkalmazhatja.

Ezzel a megoldási módszerrel kapcsolatban a számlázó program fejlesztők tudnak bővebb információt szolgáltatni arról, hogy az adott számlázó programban ez a lehetőség elérhető-e, vagy milyen módon lehet megvalósítani. A megoldást csak azon számláknál lehet használni, amelyek esetén lehetőség van online számlaadat-szolgáltatásra. Tehát csak belföldi adóalanynak kiállított számla esetén alkalmazható.

•    Üzleti ellenőrzési eljárással

Az adóalanyok megtehetik, hogy nem a fent említett technológiai módszerek alkalmazásának valamelyikével bocsátanak ki elektronikus számlát, ekkor azonban olyan üzleti ellenőrzési eljárást kell használniuk, amely biztosítja a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. E követelményeket mind a számlakibocsátónak, mind pedig a számlabefogadónak biztosítania kell. A két fél által választott módszer egymástól eltérhet, azon okból kifolyólag is, mivel az adóalanynak olyan eljárást kell alkalmaznia, amely leginkább megfelel sajátosságainak, például tevékenységének, méretének, üzleti partnerei számának. Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. Az adóalany szabadon választhatja meg az eljárást. A megfelelő üzleti ellenőrzési eljárás során az adóalanynak az adott ügylethez kapcsolódó valamennyi dokumentumot – így például a megrendelést, szerződést, fuvarokmányt, szállítólevelet, átutalási megbízást – össze kell vetnie a számlával. Emellett természetesen számos más irat is egyeztethető a számlával, amennyiben azok is rendelkezésre állnak, ilyen lehet például egy fizetési felszólítás.

A saját érdekében számlakibocsátóként és számlabefogadóként is különösen azt ellenőrzi, hogy:
•    a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e,
továbbá számlabefogadóként vizsgálja, hogy
•    a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,
•    a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e,
•    és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.

Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik. Az üzleti ellenőrzési eljárással akkor teljesíthetőek az Áfa tv-ben meghatározott követelmények, ha megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít a számla és a számlán feltüntetett ügylet között, vagyis azt támasztja alá, hogy a számla megfelelően, a valós gazdasági eseményt tükrözően lett kibocsátva. Ez történhet akár megfelelően kialakított ügyviteli folyamat keretében, így például integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazásával (amiben az üzleti ellenőrzési eljárás beépített automatizmusokra épül, így a számla eredetének hitelességét a rendszerek biztosítják), vagy akár a számlának a meglévő üzleti iratokkal (például. a megrendeléssel, megbízással, szerződéssel, szállító levéllel, átutalási vagy fizetési bizonylattal) történő manuális összevetésével. Az üzleti ellenőrzési eljárás technikájának meghatározása (ide értve annak meghatározását is, hogy az üzleti ellenőrzési eljárás során készítenek-e illetve milyen formájú, tartalmú bizonylatot készítenek) az adóalany döntési körébe tartozik.

Alapvető elvárás az üzleti ellenőrzési eljárással szemben, hogy annak könnyen követhetőnek és utólag bizonyíthatónak kell lenni. Az iratokkal történő manuális egyeztetés és annak utólag történő bemutatása nagyszámú elektronikus számla esetén adminisztratív nehézségekkel járhat. Nagymértékben megkönnyíti az utólagos bizonyítást, ha az üzleti ellenőrzési eljárással kapcsolatos információk egy informatikai rendszerben érhetők el.

Az üzleti ellenőrzési eljárás kiegészíthető elektronikus dokumentum védelemmel (például elektronikus aláírás, hash kód), mellyel az adóalany technikailag tudja garantálni az adattartalom védelmét.

Ha az adóalany olyan elektronikus számlát fogad be, amin nincs sem elektronikus aláírás, sem hash kód, vagy bármilyen olyan informatikai megoldás, mely védené azt a változtatás ellen, célszerű lehet azt elektronikus aláírással vagy bármely más dokumentum védelemmel ellátnia. Egyéni vállalkozók és áfaalany magánszemélyek esetében erre megfelelő megoldás lehet az Ügyfélkapun alapuló Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítési szolgáltatás, az AVDH is (https://regi.ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/avdh.html).

A befogadott számlák esetében az elektronikus aláírás a befogadott számlák kötegelt állományán való elhelyezésével is megvalósítható. A kötegelt elektronikus aláírást el lehet végezni úgy, hogy több elektronikus számlát egyetlen fájlba tömörítünk és a tömörített adatállományra helyezünk el elektronikus aláírást. Egy másik módszer, hogy egy elektronikus dosszié fájlban történik meg az elektronikus számlák tárolása, és az elektronikus dosszié fájlt írjuk alá elektronikusan. Ez utóbbira jó példa az asice fájlformátum előállítása, melyet az AVDH-n keresztül is el lehet végezni.

AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA ARCHIVÁLÁSA

Az Áfa tv. előírása alapján elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. E kötelezettség teljesítését nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a megváltoztatása (például PDF-ről XML-re), feltéve, hogy az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége továbbra is biztosított. E kötelezettség teljesítése kapcsán nem kifogásolható, ha az adóalany a könyvelési, adminisztratív feladatainak ellátása során a számla kinyomtatott „másolatát” alkalmazza (ugyanakkor a megőrzési kötelezettsége ebben az esetben is az elektronikus formára vonatkozik).

Az elektronikus formában való megőrzés tekintetében az ITM rendelet előírásai alkalmazandóak. Ennek 3. §-a értelmében a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles továbbá biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága – például a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. Ezeknek a feltételeknek a teljesítéséhez a rendelet meghatároz bizonyos módszereket. A megőrzésre kötelezett ezek közül bármelyiket alkalmazhatja illetve a feltételeket saját módszer alkalmazásával is teljesítheti.

Ha dokumentum védelem szükséges, akkor ezt még a megőrzés előtt el kell végezni, vagy pedig olyan megőrzési módszert kell választani, aminél ez megoldott. A dokumentum védelem lehet például legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás. Ha az archiválás miatt szükséges elektronikusan aláírni az elektronikus számlát, akkor megfelelő megoldás lehet az is, hogy a számlán, vagy több együtt kezelt számlán kerül elhelyezésre egy elektronikus aláírás. Az elektronikusan aláírt számlát nem szükséges időbélyeggel is ellátni.

Kialakítható zárt rendszerű megőrzés is, melynek alapelve, hogy úgy kerül az elektronikus dokumentum megőrzésre, hogy az adott informatikai megoldásban nem lehet elektronikus dokumentumot módosítani, törölni. Ennek kiépítése jellemzően időigényes, bevezetése alapvetően függ az adóalany által használt informatikai megoldásoktól.

A megőrzés technikájának olyannak kell lennie, mely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését. Ennek a célnak akár az egyszer írható optikai adathordozók is megfelelnek, de megtalálhatók lényegesen nagyobb tudású archiválási rendszerek is. Ha a járványügyi helyzetre tekintettel jelenleg nem áll rendelkezésre ilyen eszköz, akkor átmenetileg célszerű a megőrzendő dokumentumot legalább két, eltérő adathordozóra elmenteni és későbbiekben gondoskodni a hosszú távú megőrzésről.

Az archiválás gyakoriságát az adózónak kell meghatároznia, a jogszabály megengedi a napi, havi, negyedéves vagy éves archiválást is. Tehát akár kiépíthető olyan folyamat, melynek a végét jelenleg még nem látja az adózó, hanem a következő hetekben fogja meghozni arról a döntést.

AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA PAPÍRALAPÚ MEGŐRZÉSÉNEK ADÓHATÓSÁGI SZANKCIÓJA

Abban az esetben, ha az adóalany az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg (így például az elektronikus számlának minősülő, e-mailben továbbított PDF számlát csak kinyomtatva őrzi meg), az Áfa tv. előírásába ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság az Art. rendelkezése értelmében mulasztási bírságot állapíthat meg. Az adóhatóságnak a mulasztási bírság megállapítása során figyelemmel kell lennie az adóigazgatási rendtartásról szóló törvényben meghatározott méltányos eljárás elvére és a következő előírásokra. A mulasztási bírság kiszabásánál az adóhatóságnak értékelnie kell
•    az adózó adózási gyakorlatát, általános jogkövetési hajlandóságát,
•    az adózó jogellenes magatartásának (tevékenységének vagy mulasztásának) súlyát, gyakoriságát, időtartamát, továbbá
•    azt, hogy az adózó, illetve intézkedő képviselője, foglalkoztatottja, tagja vagy megbízottja az adott helyzetben a tőle elvárható körültekintéssel járt-e el.

A körülmények okszerű mérlegelése alapján az adóhatóság a mulasztás súlyához igazodó, az adózási érdeksérelemmel arányos bírságot szabhat ki, illetve mellőzheti a bírság kiszabását.
Mindezeket figyelembe véve, fennáll a lehetősége annak, hogy a veszélyhelyzetben kibocsátott elektronikus számlák papíralapú megőrzése esetén az adóhatóság a körülmények okszerű mérlegelése alapján a mulasztási bírság kiszabását mellőzze.

ADÓLEVONÁSI JOG ÉRVÉNYESÍTÉSE

Az Áfa tv. előírásai alapján a számla az adólevonási jog tárgyi feltétele. Abban az esetben, ha az adólevonás tárgyi feltételét elektronikus számla képezi, elvárható, hogy az elektronikusan álljon az adóalany rendelkezésére. Azonban kizárólag olyan indok alapján, hogy az adóalanynak az elektronikus számla – az elektronikus megőrzési kötelezettség megsértése miatt – papír alapon áll a rendelkezésére, az adólevonási jog érvényesítése nem kifogásolható. Ha az adólevonási jog valamennyi törvényi feltétele fennáll, az papír alapon megőrzött elektronikus számla alapján is gyakorolható.

(NAV)