Az Online Számla rendszer aktuális változásai

2019-11-08

2018. július 1-jén bevezetésre került az Online Számla adatszolgáltatási rendszer, mely időpont óta 2019. augusztus végén jelent meg a 2.0-ás verzió, amely lényeges változásokat tartalmaz. Az adatszolgáltatásnak lényegében módosul az adatstruktúrája, mely számlázó programtól függően jelent közepes vagy nagyobb feladatot a fejlesztők részére. Az új struktúra nem azt jelenti, hogy a teljes fejlesztést újra szükséges kezdeni, hanem – néhány kivételtől eltekintve – ugyanazoknak az adatoknak egy új adatszerkezetet szükséges alkotni.

Mi a célja a változásnak?

A cél alapvetően a hibák kijavítása, plusz szolgáltatások bevezetése, valamint az esetleges jogszabályi változásokra való felkészülés. A változtatással a szoftverfejlesztőket is támogatja az adóhivatal, az esetleges problémák könnyebben kideríthetővé válnak, a módosító számlák adatszolgáltatásánál egyszerűbbé válik a beküldés technikája. Ugyanakkor éppen a módosító számláknál lehet látni olyan változtatást, mely kihathat a számlázó program működésére is. Az adatszolgáltatásnak tartalmaznia szükséges, hányadik módosító számla kiállítására került sor.

Az új szolgáltatások nagy része a rendszerből történő gépi lekérdezéseket, a számlázó szoftverek által megkapott adatokat érinti. Ugyanakkor közvetetten a felhasználóknak többlet lehetőségei is származhatnak ezekből a változásokból.

A változásokkal az adóhivatal azt várja, hogy az adatszolgáltatások adatminősége is javulni fog. Éppen a lekérdezési lehetőségek bővítésével olyan információkat is megkaphatnak a számlázó programok, melyek segítségével az adatszolgáltatás sikeres feldolgozása is tud növekedni. Ezáltal a felhasználók kevesebb hibaüzenettel fognak találkozni, vagy éppen nem fognak találkozni olyan hibaüzenettel, amely kizárólag az adatszolgáltatás technikájából ered. Az adatszolgáltatási változások egy lépéssel közelebb viszik a felhasználót az automatizációban, remélhetőleg a hibás adatszolgáltatások arányának csökkenésével kevesebb manuális beavatkozásra lesz szükség.

Az adatszolgáltatás jelenlegi jogszabályi követelményei a közeljövőben könnyen változhatnak, melyre az adatszolgáltatási rendszert is fel kell készíteni. A változások egy része éppen ezen változásoknak az alapozását is jelenti. Jelenleg a jogszabályi változásokról nincs kihirdetett jogszabály, ezért annak időpontja nem ismert. Ugyanakkor az új adatszerkezet mutatja az előttünk álló változásokat is.

Felhasználói szempontból jelentős változások

A számlázó szoftver felhasználóit nem feltétlenül mozgatja meg az olyan jellegű változás, hogy például egy-egy adatelem átkerül egyik helyről a másikra, vagy a technikai érvénytelenítés technikája elkülönül az adatszolgáltatásétól. Bár az ilyen jellegű változásokból van a legtöbb, most tekintsük át, hogy milyen változásokat hoz, új lehetőségeket hordoz az áttervezett adatszolgáltatás.

Az egyik talán legnagyobb újdonsága a verziónak, hogy nem csak a társaság által beküldött, hanem az adott társaság számára kiállított számlák is lekérdezhetővé válnak a szoftveren keresztül. Ez azt jelenti, hogy a számlázó szoftver hozzáfér az adott társaság által kiállított számlák adatszolgáltatásaihoz is. A megoldással például az önszámlázásnál, meghatalmazotti számlázásnál egyszerűbbé válik az adatszolgáltatás bizonyos esetekben. A számlák teljes körű lekérdezése nem csupán adatszolgáltatási célból használható, hanem például egy könyvelő szoftver, ha képes csatlakozni az Online Számla rendszeréhez, akkor a bejövő számlák feldolgozása gépi úton is megvalósítható lehet.

Egyes adatmezők hossza is megváltozott. Az irányítószám mező például elfogad már három karakter hosszúságot is, valamint szóköz és kötőjel is lehet benne. Ez a változtatás elsősorban a külföldi irányítószámok hatékonyabb kezelését szolgálja. A tétel megnevezése rovat 512 karakter hosszúra növekedett, így adatszolgáltatáson keresztül is megismerhető az adott tételsor teljes, vagy közel teljes adattartalma.

A számla kiállításának dátuma az új adatszolgáltatási rendszerben módosító számlával nem korrigálható. Erre igazából nem is volt eddig sem jogszabályi lehetőség, az új verziótól pedig már technikailag sem lesz lehetőség változtatni ezen. Amennyiben az adatszolgáltatás során történt valami probléma, azt továbbra is lehet javítani, a változtatás kizárólag a módosító számla által módosítható mezőket jelenti.

Az adatszolgáltatás sémájába bevezetésre került néhány opcionális elem, melyet nem kötelező használni, a társaság dönti el, hogy számára mennyire fontosak. Ilyen például a kisadózó jelzése, időszaki elszámolás jelzése, vagy a tételsorban a termék/szolgáltatás jelzése. Tehát amennyiben a társaság számára valamilyen belső folyamathoz, vagy a partnere belső folyamatához fontos az időszaki elszámolás jelzése, akkor erre az adatstruktúra külön helyet biztosít, ugyanakkor, ha ez nem fontos a társaságnak, akkor sem szükséges jelölni az időszaki elszámolást az adatszolgáltatásban, amennyiben időszaki elszámolású számlát állít ki.

Az adatszolgáltató rendszer figyelmeztető és a feldolgozást megakasztó üzeneteinek leírása változik a következő verzióban. A hibaüzenetek leírása próbál közérthetőbb lenni, így a felhasználók talán könnyebben tudják azonosítani a hiba forrását és a szükséges lépések megtételéhez nem kell különleges szaktudást igénybe venni.

Az adatszolgáltatásban technikai változtatás, hogy az adatszolgáltató vagy a számlázó program adatai kötelező mezővé váltak. A felhasználókat ez a változtatás annyiban érinti, amennyiben egy adatszolgáltatóval vagy számlázó programmal típusprobléma lépne fel, akkor az adóhivatal hatékonyabban tud fellépni, közvetlenül a fejlesztővel tudja megbeszélni az adatszolgáltatási típusproblémát.

Az adószám lekérdezési szolgáltatás nem szorosan az adatszolgáltatáshoz kapcsolódik, ugyanakkor az Online Számla rendszerén belül került bevezetésre 2018. július 1-től. A szolgáltatás lényege, hogy számlázó szoftver be tud kérdezni az adóhivatali nyilvántartásokba egy adószám alapján, melyet az adóhivatal validál, és visszaadja az adózó nevét, címét. A megoldás nagyon előnyös lehet számlakiállításnál az ügyfél ellenőrzésére, de akár ügyféltörzs ellenőrzésre is lehet használni. A változás ebben a szolgáltatásban abban rejlik, hogy a lekérdezett adózó rövid nevét és áfa csoport tagságát is fogja tartalmazni.

Változások ütemezése

Az adóhivatal az új verziónak a vevő oldali lekérdezési lehetőségét már 2019. augusztus 31. előtt megnyitotta. Így a 2.0 verzió ezen szolgáltatását éles környezetben lehetett használni az adatstruktúra publikálását megelőzően is. A tesztrendszerben teljes funkcionalitással az új verzió 2019. október közepétől érhető el. Tehát a szoftverfejlesztőknek ettől az időponttól megvan a lehetőségük arra, hogy kipróbálhassák az általuk fejlesztett megoldásokat. Éles környezetben 2020. februárjában érhető el az új verzió.

A legfontosabb határidő a társaságok részére, hogy 2020. április 1-jét követően nem lehet a jelenlegi adatszolgáltatási sémának megfelelően adatot szolgáltatni, tehát ettől az időponttól kezdve a társaságok által használt számlázó programoknak kizárólag az új verzióban lehetséges az adatszolgáltatás. Mivel az adatszolgáltatás változásai számlázó programtól függően akár komplexebb fejlesztést is követelhetnek, ezért nem érdemes a fejlesztés megrendelését, vagy azok megkezdését túlságosan halogatni. Az adóhivatal ellenőrzésének tapasztalatai alapján az utolsó pillanatban elvégzett fejlesztéseket jellemzően nem tudták teljes körűen letesztelni, melynek következménye az alacsony adatszolgáltatási minőség, a kiállított számla adattartalmától eltérő adatszolgáltatás volt.

Milyen változások várhatóak még az adatszolgáltatásban?

A fentiek alapján sejthető, hogy még lesznek a jövőben változások az adatszolgáltatási rendszerben. A jogszabályváltozások egyértelműen hatnak az adatszolgáltatás rendszerére. Önmagában az értékhatár módosítás nem jelentene jelentős változtatást, mivel attól az adatszerkezetnek nem feltétlenül szükséges megváltoznia. Tehát ennél lényegesen nagyobb változásokra lehet számítani, amely az adatszolgáltatással érintett számlákat is kiszélesíti.

A fentieket erősíti az áfa bevallás kiajánlásának tervezete, melyhez az adóhivatalnak további adatokra van szüksége. Tehát az áfa bevallás kiajánlása és az adatszolgáltatás kiszélesítése egymással együtt járnak.
A változtatások másik része nem a jogszabályi követelmények változásához, hanem a rendszer szolgáltatásainak kiszélesítésével kapcsolatos.

Jelenleg egy átalakulást, beolvadást a rendszer nem kezel le, ezért a jelenlegi helyes eljárás, hogy a jogelőd társaság számláinak módosításait az adatszolgáltatási rendszerben előzmény nélküli módosító számlaként lehet teljesíteni. További probléma, hogy a jogelőd társaság adatszolgáltatásai az átalakulást követően nem kérdezhetők le a jogutód társaság által. Ez az adatszolgáltatási rendszernek egy olyan hiányossága, melyen mindenképpen változtatni szükséges. Ugyanakkor a megfelelő biztonságú kezelés egy nagyobb adóhivatali fejlesztést jelent, melyen az adóhivatalnak még dolgoznia szükséges.

Czöndör Szabolcs
főosztályvezető
NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatósága
Informatikai és Transzferár Ellenőrzési Főosztály