A módosító számla kiállításának gyakorlati kérdései

2019-08-23

A módosító számla kiállításának gyakorlati kérdései

Az Áfa tv. számlával egy tekintet alá eső okiratként rendelkezik a módosító, jóváíró, érvénytelenítő, sztornó számlákról. Jelen cikk egy összefoglalót kíván adni arról, hogy milyen buktatói vannak a módosító számla kiállításának, melyek azok az adattartalmi kötelezettségek, melyeket figyelembe kell vennünk.

Jogszabályi rendelkezés

A módosító számla minden esetben az alapszámlát módosítja. Ezt úgy kell elképzelni, hogy lényegében a módosító számlával – mely az alapszámlát kiegészíti, illetve annak adattartalmát módosítja – létrehozásra kerül egy virtuális számla, mely egyben mutatja a megtörtént valós gazdasági eseményt.

A módosító számla kötelező adattartalmát az Áfa tv. 170. §-a szabályozza. Ennek alapján a következő adatokat szükséges a módosító számlán feltüntetni:
–    okirat kibocsátásának kelte,
–    okirat sorszáma,
–    hivatkozás arra a számlára, melynek adatait módosítja,
–    módosítással érintett számla adat megnevezése, a módosítás természete, illetve számszerű hatása.

A gyakorlatban előfordul, hogy a módosító számla is módosításra kerül. Ugyanakkor ez alapvetően hibás elv, hiszen minden esetben az alapszámla kerül módosításra. A módosító számlának nincs módosító számlája, hiszen az alapszámla tükrözi a gazdasági eseményt, melyet különböző okok miatt módosít a számlakibocsátó.

Amennyiben a módosítás összegszerű módosítást is jelent, akkor ennek hatását az alapszámlára egyértelműen szükséges bemutatni. A jogszabálynak megfelelő gyakorlat lehet, hogy a hibás tételsort feltünteti az értékesítő, majd annak változását levezeti, vagy hivatkozik a hibás tételsorra és kizárólag a módosítást tünteti fel, de az is megfelelő, hogy a módosító számla kizárólag új tételsorokat fűz hozzá az alapszámlához. Tehát ilyen szintű jogszabályi rendelkezéssel nem találkozunk, alapvetően a számla kibocsátó döntése, hogyan vezeti le a módosítás természetét és összegszerű hatását. Az alapvető elvárás, hogy kívülálló számára az alapbizonylat és a módosító bizonylat alapján egyértelmű legyen a módosítás.

Módosító számla vs. érvénytelenítő számla

A módosító számla és az érvénytelenítő számla között a köznapi értelemben lényeges különbséget látunk, adattartalmi rendelkezés vonatkozásában nincs különbség. Ugyanakkor az Áfa tv. alapján a számlát érvényteleníteni szükséges, ha a teljesítés nem történt meg, vagy nem a felek között történt meg. Így például érvénytelenítő számlát kell kibocsátani, ha a számlán szereplő termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás meghiúsult, vagy mégsem a számlán szereplő eladó és vevő között történt meg.

Például, ha a vevő egy Magyarországon adóregisztrációval rendelkező társaság, ugyanakkor a számla ugyanazon társaság másik tagországi adóregisztrációjára került kiállításra, akkor nem módosítani, hanem érvényteleníteni kell a számlát, és egy új számlát kell kiállítani. Hasonlóan kell eljárni, amennyiben a vevő neve úgy került elírásra, hogy egy másik létező vevő neve került feltüntetésre a számlán. Például „Vevő 2000 Kft.” helyett „Vevő Kft.” került feltüntetésre, ugyanakkor mindkét elnevezés különböző létező társaságot takar. Ebben az esetben a számla érvénytelenítésének, és egy új számla kiállításának van helye. Amennyiben tényleges elírásról beszélünk, például „Vevo 2000 Kft.” került feltüntetésre, mely társaság nem létezik, akkor az elírást módosító számlával lehet korrigálni.

Hasonlóan érvénytelenítő számlát kell kiállítani, ha például egy társaság két eltérő adószámára történt meg a számla kiállítása. Például, ha egy magyar társaság szlovák adóregisztrációjára történt meg a számla kiállítása, akkor függetlenül attól, hogy a társaság neve megegyezik, akkor is érvénytelenítő számlát szükséges kiállítani.

Gyakori számla módosítási megoldás, hogy az alapszámla úgy kerül módosításra, hogy először kiállításra kerül egy alapszámla minden tételét ellentétes előjellel ellátott számla (ezt a gyakorlat a legtöbb esetben érvénytelenítő számlának tekinti), majd egy helyes adatokkal ellátott számla. Ez lényegében két lépésből álló számla módosítás, így mind az első, mind pedig a második számla is módosító számla, mely az alapszámlát módosítja. Az első módosítás lényegében lenullázza a számla adatait, majd a második módosítás a helyes összegeket tartalmazza.

Természetesen a fentieket meg lehetne valósítani egy bizonylat kiállításával is, ugyanakkor nem ütközik jogszabályba, ha ez két lépésben történik meg. Ugyanakkor ez utóbbi esetben módosító számláról beszélünk, tehát mind az első, mind pedig a második módosító számlának hivatkoznia kell az alapszámlára. A gyakorlatban általában ez utóbbi szokott elmaradni, így adattartalom szempontjából hiányos számla kerül kiállításra.

Amennyiben egy számlázó programból előállításra kerül egy olyan számla, mely hibás adatokat tartalmaz, akkor a társaság dönthet úgy, hogy azt nem bocsátja ki. Ugyanakkor ezt a számlát a számlázó programjában érvényteleníteni szükséges, mely érvénytelenítő számla hivatkozik a hibás alapszámlára. Ezt követően előáll a remélhetőleg már helyes adatokat tartalmazó számla, mely már a vevő részére kibocsátásra is kerül.

Amennyiben a számlázó programot vizsgáljuk, akkor a két előző példa között nincs sok különbség. Ugyanakkor jogszabályi oldalról a legfontosabb különbség a kibocsátás, a vevő számára történő rendelkezésre bocsátás kérdése. Amennyiben megtörtént a kibocsátás, akkor a jogszabályoknak megfelelően szükséges a módosító számlákat kezelni, és minden esetben az alapszámlára történik meg a hivatkozás. Amennyiben a kibocsátás nem történt meg, akkor technikai érvénytelenítésről beszélünk, hiszen a vevő nem rendelkezik információval a hibás számláról. Amit megkap számlát, azon nem kell hivatkozni az elrontott alapszámlára, hiszen a jogszabály a kibocsátott számlákkal kapcsolatban írja elő a számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátásával kapcsolatos követelmények teljesülését.

Csoportos módosító számla

A jogszabály lehetővé teszi azt is, hogy egy számlával egy tekintet alá eső okirat ne egyetlen, hanem akár több számlát is módosítson. Erre a gyakorlatban általában akkor kerül sor, ha például több számlán hibásan került feltüntetésre a vevő valamelyik adata, vagy egy termék elnevezése.
A csoportos módosító számla kiállítására kizárólag akkor kerülhet sor, ha ugyanannak a vevőnek kibocsátott alapszámlát szeretnénk ezzel a bizonylattal módosítani. A csoportos módosító számlának hivatkoznia szükséges mindegyik módosítani kívánt alapszámlára.

Amennyiben az alapszámlák összegét is érinti a módosítás, akkor a csoportos módosító számlánál nagy körültekintéssel kell eljárni. Hiszen itt is alapelv, hogy az alapszámlát, valamint a módosító számlát összeillesztve a valós gazdasági eseményt kell látnunk. Amennyiben egy csoportos módosító számlán van összegszerű módosulás, akkor annak alapszámlára gyakorolt hatását világosan szükséges látnunk.
A gyakorlatban ez sokszor úgy érvényesül, hogy tétel szinten is megjelenik az alapszámlára történő hivatkozás. Persze ez nem minden esetben jelenik meg elvárásként. Például, ha a hivatkozott alapszámlákon egy darab ugyanolyan terméknek az értékesítése történt ugyanakkora áron, akkor egy csoportos módosító számlát viszonylag egyszerűen ki lehet állítani, még akkor is, ha a termék ára, vagy adóbesorolása változik meg. Minél komplexebb az alapszámla, annál nehezebb összeget érintő csoportos módosító számlát kiállítani. Ekkor talán egyszerűbb az alapszámlákat egyenként módosítani.

Számla visszaküldése

Több társaság gyakorlatának a része mind a mai napig, hogy azokat a számlákat, melyeknek a tartalmával nem ért egyet, visszaküldi a számla kibocsátójának. Ez azonban a legtöbb esetben nem helyes eljárás, hiszen az alapszámla és a számlával egy tekintet alá eső okirat (így a módosító számla és az érvénytelenítő számla is) együttesen képezik a bizonylatot. Önmagában a módosító számla megőrzése nem elegendő, a vevőnek mind az alapszámlát, mind pedig a módosító számlát vagy számlákat meg kell őriznie.

Amennyiben kézi számlatömbből történt meg a számla kiállítása, és a hiba javítható úgy, hogy az eladó a nem megfelelő adatot áthúzza, és a helyeset írja rá, akkor érdemes ezt a megoldást választani. Ugyanakkor ebben az esetben is lehetséges a számlával egy tekintet alá eső okirat kiállítása, és egy új számlasorszámon egy módosító bizonylat kiállítása. A javítás módszere ebben az esetben a két fél megegyezésétől függ.

Kapcsolódó

Hibás helyesbítő számla és minden, ami ebből következik

Egy cég több hibás helyesbítő számlát állított ki egy vevő felé, ezek a tételek jelenleg a cég könyvelésében a vevővel szemben nyitott tételként szerepelnek. Időközben a cég, aki felé a számlák kiállításra kerültek, átalakult és bt. helyett kft. lett. Hogyan lehet helyrehozni a hibát?

Módosító számla megjelenése

A módosító számlára az adattartalmon kívül ugyanazok a jogszabályi rendelkezések vonatkoznak, mint a számlára. Tehát módosító számlát kiállítani nyomtatvány felhasználásával, erre alkalmas pénztárgéppel, vagy számlázó programmal lehetséges. A gyakorlatban néhány társaságnál előforduló gyakorlat, hogy a módosító számla kiállítására ettől eltérő eszközzel kerül sor (pl. szövegszerkesztő), vagy egy levélben értesíti az eladó a vevőjét a módosításról. Ezek olyan megoldások, melyek a jogszabályokkal ellentétesek.

A jogszabályi rendelkezések ugyanakkor lehetőséget biztosítanak arra, hogy például egy számlázó programból kiállított alapszámlát egy másik számlázóprogramban kiállított bizonylat módosítson, de akár kézi számlatömbben kiállított számlával is lehetséges egy számlázó programból kiállított számla módosítása. A jogszabály nem írja elő, hogy a módosító számlának ugyanabból a számlakiállítási megoldásból kell származnia, melyből az alapszámla kiállításra került. Amennyiben eltér a módosító számla és az alapszámla számlázó programja, akkor érdemes kellő körültekintéssel eljárni, főleg egy újabb módosító számla kiállítása esetében. Azt az alapelvet továbbra is be kell tartani, hogy az alapszámla és a módosító számla vagy számlák együttesen kiadják a valós gazdasági esemény leírását.

Nem csupán a számla kiállításának technikájában, hanem megjelenésében is eltérhet az alapszámla és a módosító számla. Előfordulhat, hogy az alapszámla elektronikusan került kibocsátásra, a módosító számla pedig papíralapon. Alapvetően nincs olyan jogszabályi rendelkezés, mely tiltaná ezt a fajta gyakorlatot, a két partner megegyezésére bízza a jogszabály. Egyetlen kivétel van, a zárt adatcsere rendszer (EDI) használata, mivel itt a jogszabály előzetes írásbeli megállapodáshoz köti a használatát. A szerződésben a két fél rendelkezhet úgy, hogy a módosító számlákat nem elektronikusan küldik meg egymásnak, azonban ilyen rendelkezés nélkül a módosító számlának is elektronikusnak szükséges lennie. Tehát ebben az esetben is a két fél megállapodására bízza a jogszabály, az eltérés csupán annyi, hogy annak előzetesnek kell lennie, és írásban szükséges megtörténnie.

Összegzés

A fentiek alapján látszik, hogy egy módosító számla kiállítása előtt érdemes jól megfontolni nagyon sok apró kérdést. Előfordulhat, hogy az általunk alkalmazott régi gyakorlat nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, és nem mindig jó válasz, hogy így csináljuk már évek vagy évtizedek óta. Ugyanakkor módosító számlát ki kell tudnunk állítani, mivel az élet velejárója, hogy egy számla adattartalma akár a saját hibánk miatt, akár a körülmények alakulása miatt nem lesz megfelelő.