Elektronikus számlázás közbeszerzéseknél

2019-08-16

Az elektronikus számlázás elterjedésének segítésére, motiválására számos tagállami példa létezik. Néhány tagállamban a közbeszerzések esetében került előírásra kötelező jelleggel az elektronikus számlázás. Ezekben a tagállamokban a közbeszerzési eljárások során alkalmazandó kötelező elektronikus számlázás magával vonta más ügyleteknél is az elektronikus számla alkalmazását.

Jogszabályi háttér

A 2014/55/EU irányelv az elektronikus számlázás közbeszerzésben történő alkalmazásáról rendelkezik. Az irányelv egy egységes közbeszerzési elektronikus számla szabványt vezet be, melynek célja, hogy az elektronikus számlák befogadása könnyebbé és automatizálhatóvá váljon.

A Bizottság felismerte, hogy az elektronikus számlázásnál nem annyira a számla kibocsátása, hanem a számla befogadása jelenti a legtöbb esetben a szűk keresztmetszetet. Amennyiben nincs egy egységes szabvány, akkor nem lehet kihasználni az elektronikus számla egyik legnagyobb előnyét, a digitalizált feldolgozást. Egységes szabvány nélkül jellemzően csak manuálisan lehetséges az elektronikus számlák feldolgozása, ezzel ugyanakkor nem nyer nagyot a számla befogadója.

Amennyiben tagállami szinten alakulnának ki szabványok, akkor azok átjárhatósága nem lenne megvalósítható, mely szintén az elektronikus számlázás elterjedésének akadályát képezné. Ezért alakult ki egy uniós szintű elektronikus számla szabvány kizárólag közbeszerzési eljárások esetében.

A szabvány egy minimális adattartalom megkövetelését jelenti, nem feltétlenül vált fel tagállami vagy más egyéb szabványokat. A minimális adattartalom a következőket jelenti:
-   folyamat- és számlaazonosítók,
-    számlázási időszak,
-    értékesítő adatai,
-    beszerző adatai,
-    kedvezményezett adatai,
-    értékesítő adóügyi képviselőjének adatai,
-    szerződés hivatkozási száma,
-    szállítási információk,
-    fizetési rendelkezések,
-    jóváírásokra vagy terhelésekre vonatkozó információk,
-    számlán szereplő tételekre vonatkozó információk,
-    számla összege,
-    hozzáadottérték-adó részletes lebontásban.

Az irányelv célja tehát a géppel olvasható, a fogadó által automatikusan és digitálisan feldolgozható elektronikus számla szabvány bevezetése, mely mellett létezhetnek egyéb más szabványok is. Ugyanakkor az elektronikus számlára nem számlaképként tekint, hanem digitálisan feldolgozható adatállományként.

A 2014/55/EU irányelv nem érinti a Héa-irányelv rendelkezéseit, tehát a Héa-irányelvben leírt kötelezettségeket mindenképpen be kell tartani. A Héa-irányelv például több és más adattartalmat követel meg, valamint rendelkezik a bizonylat megőrzési kötelezettségről is.

Az európai szabályozás magyarországi implementációját a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény jelenti. A jogszabály 27/A. §-a alapján az ajánlat kérőnek kötelessége elfogadni az elektronikus számlát, amennyiben az megfelel az EN 16931-1:2017 szabványnak. Meg kell jegyezni, hogy a magyar jogalkotónak lehetősége van nem csupán az elektronikus számla befogadásának kötelezettségét előírni, hanem annak kibocsátását is. Tehát a 2019. április 18-án hatályba lépett kiegészítés nem feltétlenül a végleges állapotot, hanem egy átmeneti állapotot jelent.

Az ajánlatkérőnek mikor kell befogadnia az elektronikus számlát?

Az ajánlatkérő elektronikus számlabefogadási kötelezettsége kizárólag akkor keletkezik, amikor EN 16931-1:2017 szabványban kibocsátott számlával találkozik.

Az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR) lehetőséget ad az eSzámla ellenőrző modulon keresztül ennek a szabványnak történő megfelelés ellenőrzésére. A számla kibocsátónak van lehetősége az EKR eSzámla moduljába közvetlenül megküldeni az elektronikus számláit az ajánlatkérő kiválasztását követően. Amennyiben az ajánlatkérő más módon kapta meg a számlát, akkor az ajánlatkérőnek saját magának is van arra lehetősége, hogy a megkapott elektronikus számlát feltöltse ebbe a modulba. Az eSzámla modul ellenőrzi a szabványnak történő megfelelést, melyről visszajelzést ad a felhasználó részére. Ezen kívül a modulnak van postázási és visszajelzési funkciója is.

A befogadási kötelezettség ugyanakkor nem jelenti azt, hogy az elektronikus számlát mindenképpen szükséges az ajánlatkérőnek befogadnia. Természetesen továbbra is egyedi mérlegelés kérdése, hogy az adott számla ténylegesen a valóságot tükrözi, a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően készült el, az ajánlatkérő az adott számlát befogadhatja. Az elektronikus számla befogadási kötelezettség annyit jelent, hogy nem szükséges a vevő beleegyezését kérni az értékesítőnek az elektronikus számlázásról, mivel erről a vevőnek (ajánlatkérőnek) jogszabályi kötelezettsége van.

Tehát, ha a számla kibocsátó EN 16931-1:2017 szabványnak megfelelő elektronikus számlát bocsát ki, akkor az ajánlatkérő nem utasíthatja el az elektronikus számla befogadását, így jogszerűen nem kérheti annak papíralapon történő kibocsátását sem. Amennyiben nem ezen szabvány alapján történne meg az elektronikus számla kibocsátása, akkor az ajánlatkérő egyedi mérlegelésének a kérdése, hogy beleegyezik-e a szabványtól eltérő elektronikus számla befogadásába.

Hogyan kell feldolgozni az elektronikus számlát?

Az elektronikus számla feldolgozásával kapcsolatosan egy irányelvi ajánlásunk van, hogy az elektronikus számlát digitálisan és automatizált módon kellene feldolgozni. Az EKR rendszer jelenleg arra képes, hogy a szabványnak való megfelelősséget ellenőrzi, és megküldi az ajánlatkérő által beállított e-mail címre. Az automatikus feldolgozás jelenleg az ajánlatkérő rendszerétől függ, hogy az meg tud-e történni. Mivel jellemzően erre nem képesek, az XML dokumentumokat pedig a felhasználók nem feltétlenül tudják önmagában kezelni, ezért inkább manuálisan történik meg azok feldolgozása. Ez ugyanakkor nem lehet cél, és az irányelv sem ezt gondolja egy szabványon alapuló elektronikus számla feldolgozásáról.

Kinek kell archiválnia az elektronikus számlát?

A digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet alapján a megőrzésre kötelezettnek szükséges ellátnia vagy saját magának, vagy pedig szolgáltató megbízásából az elektronikus számlákat. Az EKR rendszer eSzámla modulja nem minősül ilyen szolgáltatónak, jelenleg nem vállalja az elektronikus számlák megőrzését, kizárólag annak kezelését. Tehát az ajánlatkérőnek szükséges kialakítania egy megoldást az elektronikus számlák tárolására. Ez a megoldás semmiben nem tér el az egyéb elektronikus számlák tárolásától.

Bár jogszabályi kötelezettség nincsen, ugyanakkor nagyon sejthető, hogy a szabványnak megfelelő elektronikus számlák elektronikus bélyegzővel lesznek ellátottak. Ebben az esetben az archiválási rendelet egyértelműen meghatározza, milyen lépéseket szükséges megtenni a megfelelő megőrzés érdekében (5. §). A közbeszerzéses elektronikus számlák, illetve az ahhoz kapcsolódó szabvány ebben a tekintetben nem tartalmaz jelentős eltérést.

Mekkora lépést jelent ez az elektronikus számlázásban?

Az elektronikus számla kiállítása az értékesítő, az ajánlattevő kezében van. Ugyanakkor nem kötelezhető minden formátumú és struktúrájú elektronikus számla befogadására az ajánlatkérő, kizárólag az irányelvben megjelölt szabvány esetében. A jelenlegi kormányzati megoldások ugyanakkor nem teszik lehetővé, hogy az ajánlatkérő könnyen és egyszerűen tudja beemelni a saját rendszerébe ezeket az elektronikus számlákat. Tehát mindenképpen egy lépéssel tovább haladtunk az elektronikus számla elterjesztésének útján, ugyanakkor nem mondható, hogy ez a jogszabályi és technikai környezet jelentősen tudná segíteni azt. Amennyiben technikailag az ajánlatkérőknek nem fog problémát okozni a szabványnak megfelelő elektronikus számlák befogadása, akkor érdemes lehet elgondolkozni olyan jogszabályi környezeten, amikor már nem lehetőség, hanem kötelezettség lesz közbeszerzési eljárások esetén az elektronikus számla kibocsátása.