Számlák pótlása

2019-09-23

A belföldi adóalany által áthárított áfa levonásának tárgyi feltétele, hogy az adóalany személyes rendelkezésére álljon a nevére szóló, az ügylet teljesítését tanúsító számla. Amennyiben az adózó az áfa bevallásában belföldi adóalany által áthárított adót helyezett levonásba, akkor az adómegállapításhoz való jog elévüléséig a nevére szóló, az ügylet teljesítését tanúsító számlát meg kell őriznie.

Az adózó akkor rendelkezik a belföldi adóalanytól eszközölt beszerzésről szóló számlával, ha azt ténylegesen birtokolja. Ha az adózó a bevallás benyújtásakor nem birtokolta a más belföldi adóalany által áthárított áfát tartalmazó számlát, akkor adólevonási jogot nem gyakorolhat. Tehát nem elégséges, ha az adózó az ellenőrzés során intézkedik a számlák beszerzése iránt. Ugyanis az adózónak az adólevonási jog gyakorlásához szükséges tárgyi feltétellel már az adólevonási jog gyakorlásakor, azaz a levonható adó elszámolását tartalmazó bevallás benyújtásakor rendelkeznie kell.

Belföldi beszerzést terhelő általános forgalmi adó levonása esetén az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) 54. § (3) bekezdésében foglalt szabály nem érvényesül. E rendelkezés szerint nincs helye önellenőrzésnek, ha az adózó a törvényben megengedett választási lehetőséggel jogszerűen élt, és ezt az önellenőrzéssel változtatná meg.

Az adózót megilleti az a jog, hogy belföldi adóalany által áthárított általános forgalmi adó esetében adólevonási jogát az adómegállapításhoz való jog elévülési idején belül, de legkorábban a jog megnyílásának időpontját magában foglaló bevallási időszakban érvényesítse. Ebből adódóan az adózó nem gyakorol az Art. 54. § (3) bekezdésében foglalt választási jogot azzal, ha a levonható adót az adólevonási jog keletkezésének időpontját magában foglaló bevallási időszakra vonatkozó önellenőrzés útján számolja el. Ebben az esetben is érvényesül az előzőekben említett szabály, tehát az adózónak az önellenőrzés benyújtásakor rendelkeznie kell a nevére szóló számlával.

2016. január 1-jétől más adóalany által áthárított adó az adólevonási jog megnyílásának évében és az azt követő évben számolható el bármely bevallási időszakban. Amennyiben az adólevonási jog gyakorlására ezen időszakban nem kerül sor, akkor arra önellenőrzés útján az adólevonási jog megnyílásának napját magában foglaló bevallási időszakban van mód.

Kisebb vállalkozások esetében gyakran előfordul, hogy a céges iratokat (közöttük a beszerzésekről szóló számlákat is) az ügyvezető, vagy valamely tulajdonos saját magánál tárolja. Nem ritka eset, hogy az ügyvezető, vagy valamely tulajdonos a nála tárolt céges iratokat elveszti, vagy a nem megfelelő tárolás folytán azok állaga olyan mértékben sérül, hogy azok adattartalma olvashatatlanná válik, vagy fizikailag megsemmisülnek. Előfordulhat az is, hogy az ügyvezetőtől, tulajdonostól eltulajdonítják valamely ingóságát (pl. gépkocsi, irattáska), amelyben céges iratokat is tartott.

Megítélésem szerint az ügyvezetőnek, vagy a vállalkozás tulajdonosainak számítaniuk kell ilyen jellegű esemény bekövetkezésére, és ennek kivédésére előzetes óvintézkedéseket szükséges tenniük. A számlákról hiteles másolatot lehet készíteni, amelyeket javasolt az eredeti példánytól fizikailag is elkülönítetten tárolni. A másolatokat nem a kibocsátónak kell hitelesítenie (hiszen a másolat nem tőle származik), hanem a vállalkozás képviselőjének, vagy az általa ezzel megbízott személynek, azzal, hogy a másolatokat aláírásával látja el. Utóbbi esetben mindenképpen írásban javasolt rögzíteni, hogy a vállalkozás képviselője a hitelesítésre személy szerint kit jogosított fel. A másolati példányra érdemes rávezetni olvashatóan a hitelesítést végző személy nevét is.

Megoldás lehet a számlák nem papíralapon történő archiválása is. Ebben az esetben nem az eredeti számlát, hanem azok hitelesített másolatát kell archiválni.

A vállalkozás vezetője, tulajdonosa(i) az előzetes óvintézkedéseket gyakran abból a meggondolásból mulasztják el, hogy a számlák elvesztése, megsemmisülése, megrongálódása esetén a szállítóktól beszerzik a számlák hiteles másolatait, de a számlák hiányában legfeljebb az adóhatóság a levonható adót becsléssel fogja megállapítani.

A számlák hitelesített másolatának beszerzése utólag akkor lehetséges, ha a vállalkozás rendelkezik a szállítókra vonatkozó elkülönült nyilvántartással, amely alapján tudja, hogy mely vállalkozásokat kell megkeresnie. Ezen túl az is szükséges, hogy a szállító a vállalkozás számára fellelhető legyen. Amennyiben a vállalkozás könyvelését korábban más személy végezte, akkor nem biztos, hogy a vállalkozás számítógépen vezetett könyvelését megkeresésének időpontjáig is megőrizte, így ezúton a szállítók személye nem azonosítható be.

A vállalkozásnak azt sem szabad figyelmen kívül hagynia, hogy az Áfa tv. nem tartalmaz olyan rendelkezést, amely szerint a számla kibocsátója a számlán vevőként megjelölt személy részére köteles hiteles számlamásolatot kiadni. Ennek következtében a vállalkozás által megkeresett szállító hivatkozhat arra, hogy nincs törvényi kötelezettsége a hiteles másolat kiadására vonatkozóan, ezért a vállalkozás kérésének teljesítését megtagadja.

Amennyiben a szállító nem zárkózik el a vállalkozás kérésének teljesítésétől, akkor is kérheti a számlára vonatkozó egyes adatok (pl. kelet időpontja) megadását, annak érdekében, hogy jelentős mennyiségű kimenő számlái között utólag fellelje a vállalkozás által kért számlák saját példányát.

Ha a szállító a vállalkozás által kért számlák hiteles másolatait kiadja, akkor is kérheti ennek során felmerült költségeinek megtérítését.

Tegyük fel, hogy a vállalkozás elvesztette teljes iratanyagát, vagy annak egy részét, így az ellenőrzés részére az általa kiállított, továbbá más vállalkozásoktól befogadott számlákat adott át, illetve azokat csak részben nyújtotta be. Ilyen esetben az ellenőrzés az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény 104. §-a alapján köteles végzés kibocsátása útján a vállalkozást a hiányzó (ellenőrzés részére be nem mutatott) iratok pótlására kötelezni.

Az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény 95. § (5) bekezdés c) pontja alapján az ellenőrzési határidő meghosszabbítására ad jogalapot, ha az adózó iratai hiányosak vagy rendezetlenek, illetve nyilvántartásai pontatlanok vagy hiányosak, és így az adókötelezettség megállapítására alkalmatlanok. Az adóhatóság a hosszabbítás időtartama alatt az ellenőrzést korlátozás nélkül tovább folytathatja.

Amennyiben a vizsgálat alá vont vállalkozás a végzésben foglaltakat nem teljesíti, akkor az ellenőrzés számlák hiányában a belföldi termékbeszerzésre, szolgáltatás igénybevételre hivatkozva bevallott levonható áfát törli, és a levonható áfát nulla forintban állapítja meg.

A vállalkozás kérelmezheti a belföldi termékbeszerzéssel, szolgáltatás igénybevételével összefüggésben felmerült levonható adó becsléssel történő megállapítását (még akkor is, ha áfa bevallásában/bevallásaiban egyébként levonható adót nem szerepeltetett), arra hivatkozva, hogy a számlák elvesztése nem szándékosan történt, vagy azok megrongálódása, megsemmisülése érdekkörén kívüli ok folytán következett be.

Azonban az adóigazgatási eljárás részletszabályairól szóló 465/2017. (XII. 28.) Korm. rendelet 88. § (2) bekezdése alapján a levonható adót az adóhatóság becsléssel abban az esetben állapítja meg, ha a bizonylatok hiányát természeti, illetőleg az adózó érdekkörén kívül álló okból bekövetkező katasztrófa okozta. Ezt a tényállást a számla elvesztése, nem természeti, vagy más katasztrófa miatt bekövetkező hiánya nem elégíti ki. Ennek következtében az adóhatóság a levonható adót becsléssel nem köteles megállapítani.