Elektronikus számla kibocsátása, befogadása

2019-05-21

A hatályos szabályozás szerint elektronikus számlakibocsátásra csak akkor van lehetőség, ha ahhoz a számla befogadója hozzájárul. A hozzájárulás történhet írásos formában, de ráutaló magatartással is, kivéve az EDI rendszerben történő számla, illetve bizonylat kibocsátását, mert ehhez az áfatörvény megköveteli a meghatározott adattartalmú írásos szerződést.

Az elektronikusan kibocsátott számlát elektronikusan kell befogadni, tárolni, illetve archiválni.

Elektronikus számlát kibocsátani Magyarországon alapvetően háromféle módon lehet:

–    elektronikus adatcsere (EDI) rendszer használatával;
–    elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva (PKI);
–    bármely olyan megoldással, amely az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság követelményeit egyszerre és maradéktalanul teljesíti.

Ezt a hármas követelményt a számla kibocsátásától a számlára vonatkozó megőrzési időszak utolsó napjáig biztosítani kell. Ez – figyelemmel a magyarországi adó- és számviteli szabályok által megkövetelt megőrzési időszakok hosszára és az IT rendszerek gyors fejlődésére – sokszor az olvashatóság biztosítása vonatkozásában is nehézségeket jelenthet. Adott esetben egy e-számlát 11 évvel később is meg kell tudni nyitni olvashatóan, miközben például már az adott file formátumot nem is támogatják az újabb olvasók.

EDI rendszerben kibocsátott számla

Az EDI legfontosabb ismertetőjegye az adatcsere integrációja, amely révén a folyamat nélkülöz mindennemű manuális beavatkozást és olyan előnyöket is biztosít, mint például az elektronikus számlák valós időben történő feladása, könyvelése, ellenőrzése.

A számlák megbízhatóságát, hitelességét maga a hálózat zártsága garantálja, mely lehetetlenné teszi a kommunikációba történő bármilyen külső beavatkozást. Az EDI rendszer lényegében két számítógép zárt kommunikációja.

PKI rendszerben kibocsátott számla

Az elektronikus számlázásnak ennél a módszerénél kiemelt szerepe van az elektronikus aláírásnak, amely az elektronikus számla elválaszthatatlan részét képezi. Egy elektronikus aláírás csak egy bizonyos elektronikus számlához tartozik és ez fordítva is igaz. Az elektronikus aláírás lényegében a számlából, annak adataiból képzett hosszú ellenőrzőszám, melyet ujjlenyomatnak („hash kódnak”) hívnak.

Ha egy így elektronikusan aláírt számlán bármilyen apró változtatás történik, akkor az aláírás („hash kód”) már nem rendelhető hozzá a számlához, így az elveszti a hitelességét.

A PKI alapú számlázás esetében szükség van még egy időbélyegre is, mely a számla létrehozásának (nem a kiállításának vagy a továbbításának!) pontos időpontját mutatja. Az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számlák esetében így pontosan megállapítható, hogy ki, mikor, milyen tartalommal hozta létre az adott számlát. Így teljesül az eredet hitelessége és az adattartalom sérthetetlensége elv. A számlaképet például PDF, JPG formában állítják elő, így az olvashatóság is biztosított.

„Harmadik utas” megoldás

Mind az EU HÉA-irányelv, mind az áfatörvény lehetővé teszi bármely más megoldás alkalmazását az e-számla előállításához, kibocsátásához azzal, hogy bármely megoldást is alakít ki az adóalany, annak meg kell felelni az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság követelménye hármas feltételrendszernek.

Az eredet hitelessége azt jelenti, hogy a rendszernek biztosítania kell, hogy a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó, illetve a számlát kibocsátó azonossága kétséget kizáróan megállapítható legyen.

Az adattartalom sértetlensége követelmény szerint biztosítani kell azt, hogy a számlának, bizonylatnak törvényben előírt adattartalmát ne lehessen megváltoztatni.

Egy egyszerű PDF-ben kiállított és e-mailben megküldött számla esetén az olvashatóság követelménye teljesül, azonban már az eredet hitelességéhez is szükséges az, hogy az e-mailből egyértelműen megállapítható legyen, hogy aki a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó és a számlát kibocsátó adóalany.

Az adattartalom sértetlenségét azonban egy bármiféle védelem nélküli pdf, jpg, xml fájl nem tudja biztosítani. Így önmagában egy ilyen fájlformátumban előállított és megfelelő azonosítási eljárások mellett e-mailben megküldött e-számla nem tudja teljesíteni ezt a követelményt. Tehát olyan üzleti-informatikai eljárásokat kell kidolgozni, amely biztosítja azt, hogy a számla adattartalma a kibocsátástól egészen a megőrzési időszak legvégéig se változzon.

Elektronikus számla befogadása

A vonatkozó jogszabályok kötelezően előírják azt, hogy az elektronikusan kibocsátott számlát elektronikusan is kell befogadni. Tehát az nem járható út, hogy a beszállítónk elküld egy PKI rendszeren kiállított elektronikus bizonylatot pdf formátumban, és azt a befogadó kinyomtatja, lefűzi, könyveli és a bejövő e-mailt a csatolmány e-számlával együtt törli.

Amennyiben a befogadó hozzájárult az e-számlázáshoz, akkor köteles ő is kialakítani és biztosítani az elektronikus úton kibocsátott számla elektronikus befogadását, megőrzését, archiválását.

Természetesen az elektronikus úton befogadott és megőrzött számlák esetében sem tiltja semmi, hogy ezeket a számlákat kinyomtassák, azokra különböző feljegyzéseket (pl.: utalványozás) tegyenek és ezeket ilyen formában is tárolják, megőrizzék. Azonban hangsúlyozni kell, hogy ezek a kinyomtatott példányok csak egyszerű „másolatok”, az eredetivel azonos bizonyító erejük nincs, hiteles bizonylatnak nem tekinthetők.

Szalai János adószakértő